All About Personality

Cara Anda menulis e-mail merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Anda. E-mail, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, e-mail juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini 10 dasar kiat menggunakan e-mail yang baik. 1. E-mail bukan satu-satunya cara berkomunikasi E-mail merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. E-mail sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi e-mail juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui e-mail. Jadi, gunakan e-mail secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui e-mail. Anda tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Anda dekati hanya melalui e-mail, karena kehadiran Anda tidak dirasakan. 2. Tuliskan e-mail secara pendek dan dengan kata-kata yang baik. Hindari menulis e-mail yang sangat panjang. Melihat e-mail yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon. 3. Tulis isi e-mail dengan jelas. Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa e-mail Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju. 4. Terbuka terhadap pertanyaan Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka. 5. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung Isi e-mail yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat e-mail Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis e-mail tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan. 6. Batasi e-mail humor. Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis e-mail yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan e-mail yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda. 7. Lima menit antara waktu menerima dan membalas e-mail Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab e-mail. Bila pada saat akan menulis e-mail Anda sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Anda, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis e-mail kembali. 8. Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab e-mail. Bila Anda sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Anda yang lain). 9. Belajar menulis e-mail yang baik Menulis e-mail yang baik memerlukan latihan. E-mail harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Anda, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Anda harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Anda secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Anda menuliskan e-mail. 10. Gunakan bahasa yang baik Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.

Kian hari Anda merasa tak bergairah, bahkan merasa semakin sulit menemukan inspirasi untuk menyelesaikan pekerjaan. Rasanya, ada saja yang bikin hati jadi tidak sreg menyelesaikan pekerjaan. Mulai dari alasan butuh ngopi dulu, ngobrol dulu, chatting dulu, ngemil dulu, dan sebagainya. Sampai-sampai tak mampu mengendalikan waktu hingga terbuang percuma. Bukan hanya soal mengulur waktu, hasil kerja pun jadi tak maksimal. Jika biasanya hasil kerja selalu di atas target, kini semakin hari justru semakin menurun. Ada saja alasan yang dicari-cari seperti menyalahkan sistem, aturan atasan, hingga sikap rekan kerja. Menganggap semua ikut andil atas kemunduran yang Anda hadapi. Bila dilihat secara jernih, inti permasalahannya memang ada pada diri Anda sendiri, yang sudah kehilangan gairah dalam pekerjaan. Masalah semacam ini, menurut Anny Nursani, konsultan sumber daya manusia dari Iradat konsultan, merupakan hal yang wajar terjadi. ”Sebetulnya masalah jenuh ini bisa dialami siapa saja. Baik orang yang bekerja maupun tidak, yang menduduki jabatan tinggi atau rendah, dan seterusnya,” ungkap Anny. Namun, bukan berarti kejenuhan yang mempengaruhi produktivitas ini lantas harus dibiarkan hingga menemukan jalannya sendiri. Anny menyarankan agar mencari tahu dan menyelesaikan kejenuhan yang terjadi sebelum menimbulkan permasalahan yang lebih dalam lagi. Cari Tahu Sebabnya Jika Anda sudah menemui tanda-tanda seperti kreativitas mandek, produktivitas makin menurun, sulit berprestasi, dan makin tak bergairah dalam menyelesaikan pekerjaan, segeralah introspeksi diri. Cari tahu apa penyebabnya! Anny menuturkan, masalah jenuh ini dapat dipicu beragam permasalahan. Anda perlu mengidentifikasi masalah mana yang sebenarnya menyebabkan kejenuhan. Jenuh bisa dipicu pekerjaan yang rutin. Jika Anda dituntut selalu mengerjakan hal yang sama setiap hari berulang kali, pada suatu ketika wajar jika terjadi kejenuhan. Pekerjaan yang tak menimbulkan tantangan, seringkali membuat tak mampu berinovasi. Rasa ini lalu membuat Anda merasa tak bisa berbuat apa-apa lagi, dan hanya mengerjakan sesuatu yang dianggapnya jadi tak menyenangkan. Jenuh juga bisa dipicu lingkungan kerja yang begitu-begitu saja. Mendiami ruangan kerja yang sama, baik dari segi tata letak maupun dekorasi juga bisa menimbulkan kejenuhan. Selama apapun Anda menghabiskan waktu dalam sehari di ruangan itu, jika tak bisa menimbulkan kenyamanan, tentu akan mempengaruhi semangat kerja. ”Adanya gap antara persyaratan jabatan dan kompetensi diri ini memang kerap membuat seseorang jenuh dalam pekerjaan,” ungkap Anny. Beban pekerjaan yang terlalu ringan atau terlalu berat juga bisa memicu kejenuhan. Orang yang overqualified akan merasa tak tertantang dengan pekerjaan yang terlalu mudah. Begitu juga dengan orang yang sulit beradaptasi dengan tugas yang terlalu berat, akan merasa lelah dengan beban tanggung jawab yang diberikan. Akibat terlalu berat, hasil kerja pun jadi tak optimal dan dinilai kurang oleh perusahaan, sehingga menimbulkan kekecewaan yang berujung jenuh. Selain yang bersifat interpersonal, jenuh juga bisa dipicu hubungan antar personal yang dikembangkan dalam lingkungan kerja. Jika di lingkungan kerja kerap ditemui konfrontasi yang tak kondusif, atasan yang kerap bersilang pendapat, intsruksi atau strategi organisasi yang tak pernah sampai ke bawahan, dan lainnya, juga bisa menimbulkan kejenuhan. Bagaimana mau bekerja optimal, jika suasana sekitarnya justru merusak suasana hati. Namun, jika suasana kerja kondusif dan pekerjaan juga cukup variatif tapi Anda tetap merasa jenuh, kemungkinan jenuh dipicu sebab lain, seperti hilangnya makna pekerjaan itu sendiri. Bisa jadi selama ini Anda hanya bekerja karena sebab lain, seperti desakan ekonomi, suami tak bekerja, dan lainnya. Anda bekerja bukan karena senang dengan pekerjaan atau ingin mengaktualisasikan diri, tapi lebih banyak pengaruh orang lain atau terpaksa oleh kondisi. Ini membuat Anda lama-lama kehabisan energi untuk menjadi produktif, karena tujuan bekerja bukan untuk diri sendiri.